Ordinationsprocessen

 

1 Inledning

1.1 Syfte

1.2 Mågrupp

1.3 Informationsnivå

 Allmän information

1.4 Avgränsningar och förutsättningar

Processbeskrivningarna i dokumentet är framtagna för att sätta tjänsteanropen i ett sammanhang, arbetssätten kan skilja sig åt i olika organisationer och den ordning som beskrivs här är inte tvingande utan enbart vägledande. 

Det är inte tillåtet för vårdsystem att: 

• Lagra ner information från E-hälsomyndighetens register för att bygga upp egna register, som exempelvis patientregister.
• Spara, ändra eller göra utklipp från PDF-rapporter, exempelvis Uthämtade läkemedel
  

1.5 Bakgrund

E-hälsomyndigheten tillhandahåller ett antal tjänster som stödjer hela kedjan från vårdens ordinationsprocess till apotekens receptexpeditionsprocess.

Processer finns beskrivna enligt följande:

• ordinations- och receptexpeditions­processen
• delprocesserna
• detaljerade processteg
• beskrivning av varje tjänsteanrop

1.6 Referenser 

I detta dokument finns hänvisningar till sidor i Handbok för vårdaktörer. I Handbok för vårdaktörer finns en komplett förteckning av samtliga sidor.

1.7 Läsanvisning processer  

De olika processnivåerna tillhandahåller information för olika målgrupper. För användare verksamma inom vården är beskrivningarna i översikten för hela Ordinations- och Recept­expeditions­processen och delprocesserna mest relevanta medan även detaljerade processteg samt beskrivning av varje tjänsteanrop vänder sig till systemutvecklare. Detaljerad beskrivning av in- och utparametrar för tjänsterna hänvisas till respektive funktions­specifikation som finns bilagda i handboken.

Den grafiska processmodellen består av följande objekt:

1.8 Definition av begrepp och tekniska termer

Centrala begrepp definieras i en gemensam Begreppskatalog. Termer och parametrar i tjänsteanrop definieras i funktionsspecifikationer eller annan bilagd information.

2 Ordinations- och Receptexpeditionsprocessen

2.1 Översikt

Figur 1 Ordinations- och Receptexpeditionsprocessen

Ordinations- och Receptexpeditionsprocessen beskriver två huvudprocesser; ordinations­processen som sker i vården och receptexpeditionsprocessen som sker hos apoteksaktören. Ordinationsprocessen beskriver förskrivarens förskrivning av ett recept. Receptexpeditions­processen beskriver apotekets expedition av en patients recept.

Utöver huvudprocesserna finns det stödprocesser som beskriver processer som inte ingår i normalflödet eller är beskrivning av engångshändelser.

2.2 Generell funktionalitet

2.2.1 Behörighet

I Extern Kravspecifikation E002 Behörighetsstyrning (17.1) beskrivs kraven för behörighetsstyrning i samband med tjänsteanrop till E-hälsomyndigheten. Dokumentet definierar vilka roller som medges, behörighet samt vilka valideringsregler som gäller för respektive roll i samband med tjänsteanrop.

I dokumentet finns också en behörighetsmatris som detaljerat beskriver vilka tjänster som respektive roll får använda.

2.2.2 Recept  

Av historiska skäl är namngivningen av vissa tjänster ordination men de hanterar, oavsett detta, enbart recept. 

2.2.3 Receptstatus

Nedanstående tabell beskriver receptstatus i Receptdepå human.

Tabell 1​ Receptstatus

I Informationsspecifikation Receptdepå human finns ett Tillståndsdiagram för receptstatus som beskriver receptets tillståndsstatus samt dess tillståndsövergångar.

2.2.4 Uttagsstatus

I Informationsspecifikation Receptdepå human finns ett Tillståndsdiagram för uttagsstatus som beskriver uttagets tillståndsstatus samt dess tillståndsövergångar.

2.2.5 Dosunderlagsstatus

Ett dosunderlag kan ha fyra olika statusar: Godkänt (510), Ej godkänt (500), Avliden (515) eller Avregistrerat (520).

Om inte annat anges identifieras en dospatient genom att dospatienten har ett dosunderlag där senaste status är Godkänt (510), Ej godkänt (500) eller Avliden (515).

I Informationsspecifikation Receptdepå human finns ett Tillståndsdiagram för dosunderlagsstatus som beskriver dosunderlagets tillståndsstatus samt dess tillståndsövergångar.

2.2.6 Automatisk Format- och Författningskontroll (AFF) 

Automatisk Format- och Författningskontroll (AFF) består av ett flertal olika kontrollpunkter som var och en kontrollerar innehållet i ett recept eller expediering. Kontrollerna utförs i samband med tjänster som skapar eller korrigerar ett recept i Receptdepå human samt vid expediering av samtliga recept. Beroende på tjänst anropas olika kontroller.

Innan ett recept skapas eller förändras i Receptdepå human krävs att det har blivit helt godkänt eller godkänt med varning i en Automatisk Format- och Författningskontroll. Kontrollerna kan leda till att förändringen blir accepterad, accepterad med varning eller avvisad. Blir samtliga kontroller accepterade eller accepterade med varning sparas recepten i Receptdepå human och recepten blir tillgängliga för alla aktörer på apoteksmarknaden. Resulterar någon av kontrollerna i en avvisning så avvisas hela receptet.

Alla kontroller som anropas av en tjänst ingår i en kontrollsamling. För vårdaktörer är följande kontrollsamlingar aktuella:  

Kontrollsamlingarna beskrivs mer detaljerat i Specifikation AFF-kontroller i Receptdepå human.

Förutom AFF-kontrollerna genomförs en validering av text i ett flertal fält i tjänster som uppdaterar ett recept. Se Informationsspecifikation Receptdepå human för specificering av vilka fält som textvalideras.

3 Delprocesser inom Ordinationsprocessen

3.1 Delprocess Ordinera

Delprocess Ordinera sker hos en vårdaktör av en behörig förskrivare.

Processen börjar med att en förskrivare har beslutat att en behandling med läkemedel/annan vara ska ske och slutar när vald artikel har förskrivits. Information om dospatients eventuella tidigare recept hämtas i olika processteg. När all nödvändig information är hämtad kan ordination ske.

Registrering av en ny dospatient eller hantering av uppgifter om en befintlig dospatient beskrivs i stödprocessen Hantera dospatienter vård. Vissa av nedanstående processteg berör enbart dospatienter.

Figur 2 Delprocess Ordinera

3.1.1 Processteg Hämta information om dospatient via vård (P001)

Processteget beskriver hur en förskrivare hämtar patient­information för en dospatient. Patienten måste ha ett giltigt personnummer och vara dospatient.

Informationen som hämtas inkluderar bland annat dossamtycke, dostillhörighet, information om det finns recept lagrade och status på dosunderlaget.

Kompletterande information om dospatienten hämtas från SOL, se bilaga [[SOL - Sortiment- och Leveransinformation för dos]].

Se avsnittet Arbetsflöde Hämta information om dospatient via vård för detaljerat arbetsflöde med tjänsteanrop.

3.1.2 Processteg Hämta recept (P004)

Processteget är enbart aktuellt för dospatienter.

Processteget beskriver hur en förskrivare i vården hämtar receptinformation för en dospatient. Förskrivaren kan välja att söka aktuella recept, icke-aktuella recept och, för ett angivet recept, recepthistorik. Recepten kompletteras med information om artikel, förskrivare och arbetsplats samt eventuell apoteksinformation.

3.1.3 Processteg Hantera befintligt recept (P006)

Se avsnittet Arbetsflöde Hantera befintligt recept för detaljerat arbetsflöde med tjänsteanrop.

3.1.4 Processteg Skapa recept (P005)

Se avsnittet Arbetsflöde Skapa recept för detaljerat arbetsflöde med tjänsteanrop.

3.2 Stödprocess Hantera dospatient vård

Figur 3 Delprocess Hantera dospatient vård

3.2.1 Processteg Hämta information om dospatient via vård (P001)

Processteget beskriver hur en användare hos en vårdaktör hämtar patientinformation för en dospatient. Patienten måste ha ett giltigt personnummer. Informationen som hämtas inkluderar dossamtycke, dostillhörighet, information om det finns recept lagrade och status på dosunderlaget.

Se avsnittet Arbetsflöde Hämta information om dospatient via vård för detaljerat arbetsflöde med tjänsteanrop.

3.2.2 Processteg Registrera ny dospatient via vård (P017)

Se avsnittet Arbetsflöde Registrera ny dospatient via vård för detaljerat arbetsflöde med tjänsteanrop.

3.2.3 Processteg Avregistrera dospatient via vård (P019)

3.3 Informationsflöde för VARA och vårdaktörer

4 Processteg med arbetsflöden och tjänsteanrop

4.1 Arbetsflöde Hämta information om patient via vård (P001)

Figur 4 Arbetsflöde Hämta information om patient via vård 

4.1.1 Tjänsteanrop HamtaPatientInfo

För ett angivet giltigt personnummer returnerar tjänsten viss befolkningsinformation, dossamtyckesinformation, eventuell dosproducent, information om det finns aktuella recept i Receptdepå human och dosunderlagsstatus.

Tjänsten finns specificerad i bilaga AXS - Funktionsspecifikation (17.1).

4.2 Arbetsflöde Hämta recept för dospatienter (P004)

Figur 5 Arbetsflöde Hämta recept för dospatienter 

4.2.2 Tjänsteanrop HamtaAktuella Ordinationer

Processteget är enbart aktuellt för dospatienter. För ett angivet personnummer returnerar tjänsten samtliga aktuella recept. Recepten kompletteras med information om artikel, förskrivare, arbetsplats och om sekretesspärr finns samt eventuell apoteksinformation.

4.2.3 Tjänsteanrop HamtaIckeAktuella Ordinationer

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.2.4 Tjänsteanrop HamtaOrdinationsHistorik

• Enbart uttag med status Godkänt (200) och Pappersrecept (400) returneras.
• Historiska föregångare, status Historik (211), kan visas för recept som har status Korrigerat (203), Uttag kvar (205), Slutexpedierat (207), Utgånget (210), Avliden (215), Utsatt(218) och Spärrad/Parkerad (216).
• För recept med status Utskriven (209), Makulerat av farmaceut (212) och Makulerat av förskrivare (217) gäller att:
• Innevarande dygn + 2 dygn returneras historiska föregångare (status Historik 211) med eventuella uttag tillsammans med angiven receptpost och dess eventuella uttag.
• Efter innevarande dygn + 2 dygn returneras enbart angivet recept utan uttag.
• Anropande system kan inte söka recept med status Historik (211) och Avvisat (214). Felmeddelande returneras.

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.3 Arbetsflöde Skapa recept (P005)

Figur 6 Arbetsflöde Skapa recept

​

4.3.1 Tjänsteanrop SkapaOrdinationVard

I samband med att recepten sparas i Receptdepå human tillförs/beräknas följande värden på recepten:

• Lagringstidpunkt då recepten sparas i Receptdepå human
• Totalmängd om recepten avser en helförpackning
• Totalmängd kvar
• Resterande antal uttag
• Sista giltighetsdag sätts till ordinationstidpunkt + 1 år om inte annat är angivet
• Vid recept på NPL Pack-id kompletteras recepten med varunummer.
• Resultat för Automatisk Format- och Författningskontroll
• Underlagsversion räknas upp + 1
• Recepten lagras med receptstatus Ny (202)

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.4 Arbetsflöde Hantera befintligt recept (P006)

Figur 6 Arbetsflöde Hantera befintligt recept

4.4.1 Tjänsteanrop KorrigeraOrdinationVard

Innan ett recept lagras i Receptdepå human efter en förändring krävs att det har blivit godkänt i Automatiska Format- och Författningskontroller. Vid anrop av tjänsten KorrigeraOrdinationVard genomförs kontrollsamlingen AFF-KORR. För en beskrivning av AFF-kontroll, se avsnitt [[Automatisk Format- och Författningskontroll]].

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.4.2 Tjänsteanrop SattUtOrdinationVard

Gäller enbart dospatienter. För recept som ska sättas ut via vårdsystem skickas följande värden med:

• underlagsversion
• recept-id
• markering om momentan utsättning ska ske alternativt framtida utsättningsdatum
• utsättningstidpunkt
• utsättningsorsak
• uppgifter om utsättande förskrivare från behörigheten

Innan ett recept lagras i Receptdepå human efter en förändring krävs att det har blivit godkänt i Automatiska Format- och Författningskontroller. Vid anrop av tjänsten SattUtOrdinationVard genomförs kontrollsamlingen AFF-UTS.

Två sorters utsättningar hanteras i Receptdepå human:

Momentan utsättning
Utsättningsdatum anges inte utan sätts till anropets datum och tidpunkt och receptets status sätts till Utsatt.

Framtida utsättning
Utsättningsdatum anges och receptets status sätts till Korrigerad. När dagens datum passerat angivet utsättningsdatum sätter den automatiska registervården (som genomförs nattetid) receptets status till Utsatt. Patienten får alltså läkemedlet även på utsättningsdagen om det gäller ett recept på ett dispenserat läkemedel.

I båda fallen skapas en historikpost för receptet när receptets status förändras.

För en beskrivning av Automatisk Format- och Författningskontroll, se avsnitt [[Automatisk Format- och Författningskontroll]].

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.4.3 Tjänsteanrop MakuleraOrdinationVard

• Vid makulering via roll Förskrivare skapas en ny receptpost med status Makulerat av förskrivare (217).
• Den ursprungliga receptposten uppdateras i Receptdepå human med status Historik (211) tillsammans med aktuell tidpunkt.

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.4.4 Tjänsteanrop ForlangOrdinationVard

Gäller enbart dospatienter. Förlängning kan ske av förskrivare via vårdsystem. Det nya receptets förskrivare kan skilja sig från det ursprungliga receptets förskrivare. Kopplingen till det ursprungliga receptet är endast informativ för att underlätta spårbarheten. Tjänsten sätter ut det angivna receptet momentant och skapar ett nytt med kopierad information från det utsatta receptet. Endast recept med status Ny (202), Korrigerat (203), Uttag kvar (205) och Slutexpedierat (207) kan förlängas.

Kontrollsamlingen AFF-UTS genomförs på det ursprungliga receptet som får status Utsatt (218).

Ytterligare information som sparas på den utsatta receptposten är bland annat:

• datum och tid då status ändrades och sparades i Receptdepå human
• förändringstyp sätts till "U"
• utsättningskommentar sätts till "Förlängning".

En ny receptpost skapas med status Ny (202). Receptinformationen kopieras från receptet som har satts ut och kompletteras med bland annat följande information:

• nya receptets id
• det utsatta receptets id
• datum och tid när det nya receptet sparades i Receptdepå human
• förändringstyp sätts till "F"
• kommentaren sätts till "Förlängning"  

Mängdinformationen uppdateras och sätts till den totalmängd som angavs för originalreceptet likaså förskrivet antal uttag. Startförpackning, om den har angetts i originalreceptet, anges inte för det förlängda receptet.

Kontrollsamlingen AFF-NOD genomförs på det nya receptet som uppdateras till status Ny (202). 

Innan ett recept lagras i Receptdepå human efter en förändring krävs att det har blivit godkänt i Automatiska Format- och Författningskontroller. Vid anrop av tjänsten ForlangOrdinationVard genomförs kontrollsamlingarna AFF-UTS och AFF-NOD. För en beskrivning av Automatisk Format- och Författningskontroll, se avsnitt [[Automatisk Format- och Författningskontroll]].

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1). 

4.5 Arbetsflöde Registrera ny dospatient via vård (P017)

Figur 7 Arbetsflöde Registrera ny dospatient via vård

4.5.1 Tjänsteanrop SokDosmottagare

Gäller enbart dospatienter. Tjänsteanropet görs för att möjliggöra sökning på dosmottagare. Dosmottagaren kan antingen vara av typen öppenvårdsapotek eller direktleverans.

• Information om dosmottagare returneras endast för dosproducent det vill säga apotek med aktiv Organisationskod = DOS eller Huvudorganisationskod = DX.
• Information returneras endast för dosproducent med tillstånd Godkänt.
• Vid fler än 100 träffar avbryts anropet och felmeddelande "användare måste specificera sitt urval ytterligare" returneras.
• Det ska vara möjligt att söka på flera parametrar, dock måste minst två av nedanstående parametrar användas som sökkriterium:
• Dosproducentens namn
• Mottagarnamn
• Postort

Tjänsten finns specificerad i bilaga EXPO - Funktionsspecifikation (17.1).

4.5.2 Tjänsteanrop SkapaDosunderlagVard

Inskickad patient- och förskrivarinformation resulterar i att ett dosunderlag skapas i Receptdepå human och att dossamtycket registreras i FOLK.

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.6 Arbetsflöde Avregistrera dospatient via vård (P019)

Figur 8 Arbetsflöde Avregistrera dospatient via vård

4.6.1 Tjänsteanrop SattutOrdinationVard 

Gäller enbart dospatienter. 

För recept som ska sättas ut via vårdsystem skickas följande värden med:

• underlagsversion
• recept-id
• recepten måste sättas ut momentant
• utsättningstidpunkt
• utsättningsorsak
• uppgifter om utsättande förskrivare från behörigheten

Innan ett recept lagras i Receptdepå human efter en förändring krävs att det har blivit godkänt i Automatiska Format- och Författningskontroller. Vid anrop av tjänsten SattUtOrdinationVard genomförs kontrollsamlingen AFF-UTS.

Momentan utsättning
Utsättningsdatum anges inte utan sätts till anropets datum och tidpunkt och receptets status sätts till Utsatt.

Det skapas en historikpost för receptet när receptets status förändras.

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.6.2 Tjänsteanrop AvregistreraDosunderlag  

Gäller enbart dospatienter.

För inskickat personnummer sparas datum och tid då status ändrades.

• Status på senaste version av dosunderlaget uppdateras till "Avregistrerat" och dosunderlagets dosunderlagsversion uppdateras inte. Ordinationslistans underlagsversion uppdateras med + 1.
• Kontroll görs så att inga aktuella recept finns när ett dosunderlag avregistreras. Gäller recept med status Nytt (202), Korrigerat (203) eller Uttag kvar (205). I så fall skickas felmeddelande till mottagande system.
• Dossamtycket tas bort från FOLK.
• Dosunderlaget ska vara aktivt med status Godkänt (510) eller Ej godkänt (500). I annat fall skickas felmeddelande till mottagande system.

Tjänsten finns specificerad i bilaga OR - Funktionsspecifikation (17.1).

4.7 Bevakningslista​

5 Säkerhet - spårbarhet - loggning

Syftet med detta avsnitt är att ge en bakgrund till varför spårbarhet är väsentligt för E-hälsomyndighetens tjänster, och att beskriva de krav som E-hälsomyndigheten ställer på externa aktörer för att uppfylla spårbarhetskrav vid recepthantering.

E-hälsomyndighetens krav gällande säkerhet beskrivs i bilaga [[Säkerhetskrav på extern part som ansluter till eHälsomyndighetens tjänster]].

I Extern Kravspecifikation E002 Behörighetsstyrning (17.1) finns en behörighetsmatris som detaljerat beskriver vilka tjänster som respektive roll får använda.

5.1 Krav på spårbarhet

Registrering och mottagning av recept

Vårdsystem - Receptdepå human:

En unik ordinationstidentitet (ordinations-id) ska sättas av vårdsystemet på receptet. Ordinations-id ska finnas tillgängligt för vårdaktörerna vid eventuell felsökning, samt lagras i Receptdepå human. Detta id följer receptet under dess elektroniska lagringstid.

Versionshistorik