NEF - Användningsfall elektronisk makulering

 

1. Inledning  

1.1 Syfte

1.2   Målgrupp

Denna information riktar sig till vårdaktörer med IT-system som nyttjar E-hälsomyndighetens tjänster samt systemleverantör som utvecklar eller förvaltar dessa IT-system.

1.3  Informationsnivå

Allmän information.

1.4 Definitioner och förkortningar

Centrala begrepp definieras i Begreppskatalog.

1.5 Referenser

NEF - Kompletterande krav elektronisk makulering

2. Beskrivning av makuleringstjänsten

Makuleringstjänsten gör det möjligt för förskrivare att elektroniskt makulera e-recept. Tjänsten är framtagen för vårdsystem som implementerat det nationella e-receptformatet (NEF) och ska alltid användas vid korrigeringar av skickade och kvitterade e-recept. Tjänsten nås direkt via vårdsystemet och patientjournalen ska uppdateras automatiskt efter genomförd makulering.

Makuleringstjänsten innebär att behovet av kontakt med apotek för att de ska bistå med makulering minskar och resulterar i ökad samstämmighet mellan vårdsystemets läkemedelslista och patientens recept i Receptdepå human​. Detta ger ett stort mervärde för både förskrivare, apotek och patient.

2.1 Omfattning och avgränsningar  

Makuleringstjänsten kan enbart utnyttjas för:

• e-recept med unikt ReceptID
• återstående uttag av e-recept med unikt ReceptID

Makuleringstjänstens avgränsning:

• Pappersrecept som har lagts in elektroniskt i Receptdepå human och saknar ReceptID lagrat i vårdsystem kan endast makuleras av farmaceut på uppdrag av patient eller förskrivare.

2.2 Behörighet att makulera  

2.2.1 Förskrivare  

Behörig att genomföra en elektronisk makulering av ett e-recept är förskrivare som har tillgång till patientjournal och har förskrivningsrätt för den varan som förskrivits på det recept som ska makuleras. Vårdsystemet behöver därför införa en behörighetsstyrning baserad på förskrivningsrätten i artikelinformationen som tillhandahålls via Svenska informationstjänster för läkemedel (SIL).

2.2.2 Farmaceut  

Farmaceut får makulera recept enligt befintligt regelverk via receptexpedieringssystem. Om makuleringen görs på uppdrag av förskrivare genomförs kontroll av förskrivarens behörighet.  

2.2.3 Andra aktörer

Det finns några tillfällen då andra aktörer kan makulera ett e-recept:

• Patient kan makulera e-recept via kontakt med förskrivare eller farmaceut och begära makulering av sina egna e-recept 
• Operativt ansvarig, till exempel systemförvaltare, kan vid upptäckta systemfel någonstans i e-receptkedjan behöva utföra en omfattande systematisk makulering. Detta kan då ske utanför det specifika vårdsystemet men enligt tydliga rutiner.
• 
  

2.3 Innehåll i makuleringsbegäran

En förskrivare ska via sitt vårdsystem skicka en makuleringsbegäran. Nedan beskrivs ett antal verksamhetsmässiga identifierare samt information som ska ingå i makuleringsbegäran.

2.3.1 Identifiering av makuleringsbegäran

Makuleringsbegäran ska ha ett unikt makuleringsID.

2.3.2 Identifiering av person som utför makulering

För att säkerställa identifiering av person som utför makulering ska förskrivaridentitet och arbetsplatsidentitet ingå som en del av makuleringsbegäran. Dessa uppgifter valideras mot legitimationsregistret och arbetsplatskodsregistret. I dagsläget motsvaras dessa uppgifter av förskrivarkod, namn och arbetsplatskod.

2.3.3 Identifiering av patient

Patientens personnummer ska ingå som en del av makuleringsbegäran. Om personnummer saknas ska födelsedata ingå istället.  

2.3.4 Identifiering av e-receptet

För att säkerställa identifiering av själva e-receptet som ska makuleras, ska makuleringsbegäran vara försett med ett unikt ReceptID. Att e-receptet identifieras med ett unikt ReceptID säkerställer att rätt e-recept kommer att makuleras i samband med makuleringsbegäran.

2.3.5 Makuleringsorsak

Den verksamhetsinformation som ska ingå i makuleringsbegäran är makuleringsorsak. För att detta ska fungera i hela makuleringskedjan ska både vårdsystem och expedieringssystem införa gemensamma orsakskoder, där ett val ska ske:

Vid användning av orsakskod 4 är fritextfältet obligatoriskt att använda.

Det ska vara möjligt att ange en eller flera makuleringsorsaker om flera recept makuleras vid samma tillfälle.  

I de fall farmaceut makulerar på uppdrag av förskrivare så anges det i expedieringssystemet.

2.3.6 Patient informerad/samtycke

Vård och behandling ska, enligt Hälso- och sjukvårdslagen, så långt det är möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Detta innebär att patient ska informeras innan makulering av e-recept utförs. I samband med makulering ska förskrivare vid orsakskod 2,3 och 4 säkerställa att patienten blivit informerad. Denna uppgift skickas från vårdsystemet och tolkas och lagras i Receptdepå human som "patient har samtyckt". När farmaceut makulerar på uppdrag av förskrivaren, har förskrivaren ansvar att på samma sätt som vid elektronisk makulering via vårdsystem säkerställa att patienten är informerad.  

2.4 Innehåll i kvittens

När en makuleringsbegäran har skickats är det viktigt för förskrivaren att i sitt eget system alltid få en kvittens från mottagande system innehållande resultatet.

2.4.1 Identifiering av kvittens

För att säkerställa identifieringen av kvittensen ska samma unika identitet som på makuleringsbegäran returneras.

2.4.2 Resultat av makuleringsbegäran

Resultat av en begärd makulering från förskrivare skickas till vårdsystem i form av en kvittens. Denna kvittens innehåller resultatet av de e-recept som den avsedda makuleringen innehöll. Resultatet är per e-recept i kvittensen, det vill säga vårdsystemet läser in (lagrar) hela kvittensresultatet i vårdsystemet. Kvittensen för en felaktig makuleringsbegäran innehåller även statuskoder som avser felaktigheter i formatet eller innehållet med avseende på verksamhetsregler.

Om makulering redan är utförd av en annan förskrivare medföljer:

• tidpunkt,
• orsak till makulering enligt kap 2.3.5
• förskrivarnamn
• arbetsplatskod

Om makulering redan är utförd av en farmaceut på en förskrivares begäran medföljer:

• tidpunkt
• orsak till makulering enligt kap 2.3.5
• apoteksnamn, ort, GLN-kod
• farmaceuts signum

2.5 Synlighet för användare

2.5.1 Synlighet för förskrivare

För att uppnå de förbättringar som en elektronisk makuleringstjänst innebär är det viktigt att makuleringsresultatet (det vill säga förskrivarens kvitto på att makuleringen har lyckats) görs synlig i kombination med förskrivningen på ett enkelt och smidigt sätt. Grundförutsättningen är att förskrivare normalt sett aldrig ska behöva kontrollera loggar i systemen för att säkerställa informationen.

2.5.2 Synlighet för farmaceut

Vid elektronisk makulering synliggörs resultaten och orsaken till makuleringen för expedierande farmaceut. Detta för att farmaceuten, vid behov, enkelt ska kunna informera patienten om utförd makulering.

2.5.3 Synlighet för patient

Patienter kan med e-id via webbapplikationer se:

• Aktuella recept
• Uthämtade recept
• Slutexpedierade och utgångna recept
• Recept som har makulerats med orsakskod 2, 3 eller 4. För dessa recept syns även orsaken till varför de har makulerats.

Recept som makulerats med orsakskod 1, förskrivning på fel patient, visas inte för patienter.  

3. Användningsfall

Nedan användningsfall beskriver flödet när ett eller flera e-recept ska makuleras. 

3.1 Användningsfallsdiagram - Förskrivare

3.2 Användningsfallsdiagram - Farmaceut

 

3.3 Sekvensdiagram - Makulering förskrivare 

3.4 Sekvensdiagram - Makulering farmaceut

3.5 Förutsättningar för förskrivare

Makulering ska ske som en naturlig del i förskrivarens arbete och vara tillgänglig direkt i recept/läkemedelsmodul. För att kunna makulera ett e-recept krävs att:

1. Det är skickat som e-recept samt att ReceptID är unikt.
2. Vårdsystemet har mottagit positiv kvittens att e-receptet är lagrat i Receptdepå human.
3. Inloggad förskrivare är behörig att makulera enligt behörighetsregler som finns beskrivna i NEF - Kompletterande krav elektronisk makulering.

3.6 Förloppsbeskrivning

Exempel på olika situationer är:

• Förskrivare makulerar ett e-recept bestående av ett uttag, inget uttag gjort.
• Förskrivare makulerar ett itererat e-recept, inga uttag gjorda.
• Förskrivare makulerar ett itererat e-recept, ett eller flera uttag gjorda.
• Förskrivare makulerar flera e-recept vid samma tillfälle, inga uttag gjorda.
• Förskrivare makulerar ett eller flera itererade e-recept, ett eller flera uttag gjorda.
• Förskrivare makulerar ett återinfört pappersrecept med giltigt ReceptID i Receptdepå human.

3.6.1 Normalförlopp - Förskrivare makulerar e-recept

1. Förskrivaren begär makulering av ett eller flera e-recept och anger orsak till makulering/ar.
2. Vårdsystem validerar att förskrivare är behörig och att e-recept är möjligt att makulera enligt förutsättningarna i 3.5.
3. Vårdsystem loggar orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
4. Vårdsystem validerar att makuleringsbegäran är syntaktiskt rätt och skickar begäran vidare direkt eller via kommunikationsnod till mottagande system.
5. Om makuleringsbegäran skickats via kommunikationsnod validerar kommunikationsnoden att makuleringsbegäran är syntaktiskt rätt och skickar sedan vidare denna till mottagande system.
6. Mottagande system validerar att ReceptId är giltigt, e-receptet är giltigt, förskrivares behörighet är giltig.
7. Mottagande system makulerar e-recepts kvarvarande uttag.
8. Mottagande system loggar makuleringen, resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
9. Mottagande system skickar kvittensmeddelande till vårdsystem. Kvittensen anger att makulering har utförts.
10. Vårdsystem tar emot och validerar att innehållet i kvittensmeddelandet är positivt. Vårdsystem loggar resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
11. Efter kvittens mottagits uppdaterar vårdsystemet aktuell förskrivning med innehållet i kvittensmeddelandet och visar upp för förskrivaren att makulering har utförts.

3.6.2 Alternativförlopp 1 - Makulering misslyckas på grund av ofullständigt makuleringsmeddelande

Om validering misslyckas för samtliga e-recept enligt punkt 5 i Normalförloppet fortsätter flödet enligt punkt 6 nedan.

Kontrollen visar att e-recept inte kan makuleras på grund av schemavalidering, till exempel:

• Syntaktiskt felaktigt.
• Obligatoriskt fält saknas.

6. Mottagande system skickar kvittensmeddelande till vårdsystem. Kvittensen anger felorsak.
7. Mottagande system uppdaterar status till "Spärrad" med kommentar "Spärrat pga misslyckade makuleringsförsök från vårdgivare. Stäm av med vårdande enhet innan expedition."
8. Vårdsystem tar emot kvittens och loggar resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
9. Vårdsystem visar felorsak för förskrivare.

3.6.3 Alternativförlopp 2 - Makulering misslyckas vid kontroller

Om kontrollerna misslyckas för samtliga e-recept enligt punkt 6 i Normalförloppet fortsätter förloppet enligt punkt 7 nedan.

Om kvittensmeddelandet är negativt enligt punkt 9 i Normalförloppet fortsätter förloppet enligt punkt 7 nedan.

Kontrollen visar att e-recept inte kan makuleras på grund av:

• Samtliga uttag på e-receptet är gjorda.
• Förskrivaren är inte behörig att utföra makuleringen.
• Utgången giltighetstid på e-recept.
• E-recept omvandlat till pappersrecept.
• E-recept redan makulerat av förskrivare eller farmaceut.
• Ogiltig identitet för e-recept.

7. Mottagande system skickar kvittensmeddelande till vårdsystem. Kvittensen anger att makulering ej har utförts, samt orsak till detta.
8. Vårdsystem tar emot kvittens och loggar resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
9. Vårdsystem visar förskrivare att e-recept inte kunde makuleras och orsak till detta.

3.6.4 Alternativförlopp 3 - Makulering misslyckas på grund av utebliven kvittens

Om tekniskt fel inträffat efter punkt 8 i Normalförloppet (på grund av till exempel kommunikationsproblem) fortsätter förloppet enligt punkt 9 nedan.  

Detta sker i samband med att ingen kvittens mottagits inom rimlig svarstid.

9. Vårdsystem visar förskrivare att e-recept inte makulerats, om möjligt orsak till tekniskt fel samt önskad åtgärd.
10. Vårdsystem tar emot kvittens och loggar resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.

3.6.5 Alternativförlopp 4, Kvittensmeddelande  

Om kontroller misslyckas för delar av e-recept enligt punkt 6 i Normalförloppet fortsätter förloppet för de e-recept som misslyckats enligt punkt 7 nedan.  

Detta sker i samband med att flera e-recept valts för makulering, men endast något/några kan makuleras

7. Mottagande system skickar kvittens till vårdsystem. Kvittensen anger vilka e-recept som makulerats samt vilka som ej makulerats.
8. Vårdsystem tar emot kvittens och loggar resultat, orsak, tidpunkt och förskrivaridentitet.
9. Vårdsystem visar förskrivare vilka e-recept som makulerats, samt vilka som ej makulerats och orsaken till detta.

3.7 Resultat av makuleringsbegäran

• Normalförlopp: e-recept är makulerat. Förskrivaren har fått bekräftelse på att makulering skett. Vårdsystemet ska erhålla en positiv kvittens innan e-receptet markeras som makulerat i vårdsystemet. Makuleringen är synlig i expeditionssystem.
• Alternativförlopp 1,2, 3 och 4: e-recept kan inte makuleras på grund av icke uppfyllda förutsättningar eller av tekniska skäl. Förskrivaren har fått besked om att makulering inte har skett, med angivande av orsak. Vårdsystemet erhåller en kvittens med orsak till misslyckad makulering (se NEF - Kompletterande krav elektronisk makulering).
• Vid misslyckad makulering får e-receptet status Spärrad med förskrivningskommentar "Spärrat pga misslyckade makuleringsförsök från vårdgivare. Stäm av med vårdande enhet innan expedition."​

Versionshistorik