Bilaga till handboken för apoteksaktörer

1 Inledning

Detta dokument innehåller beskrivning och översikt av regelverk, tjänster och tekniska specifikationer för att nyttja E-hälsomyndighetens produkt betalningsförmedling med tjänsterna distribution av läkemedelsförmån och distribution av smittskyddssubvention.

1.1 Målgrupp och syfte

Målgruppen för detta dokument är apoteksaktörer som ämnar nyttja ovan nämnda produkt med inkluderade tjänster, samt systemleverantörer som utvecklar system för olika verksamhetsprocesser.

Syftet med detta dokument är att ge en beskrivning av hur man ska nyttja E-hälsomyndighetens produkt betalningsförmedling med tillhörande tjänster.

Dokumentet innehåller verksamhetsbeskrivningar för att förstå nyttjandet av produkten, samt krav och villkor för tjänsternas användning.

1.2 Avgränsningar och förutsättningar

Vad gäller regelverk mm, innehåller detta dokument endast de krav E-hälsomyndigheten har på apoteksaktörer för att kunna nyttja dessa tjänster och informationsresurser på ett korrekt och säkert sätt.

1.3 Begrepp och tekniska termer

Termer och parametrar i tjänsteanrop definieras i funktionsspecifikationer eller annan bilagd information.

2 Övergripande verksamhetsbeskrivning

2.1 Produkten Betalningsförmedling

Distribution av läkemedelsförmån och distribution av smittskyddssubvention är två tjänster som E-hälsomyndigheten tillhandahåller inom ramen för produkten Betalningsförmedling. Denna produkt hanterar ekonomiska flöden mellan landsting och apoteksaktörer för reglering av ersättning för läkemedel, hjälpmedel och livsmedel som förskrivits inom läkemedelsförmånen samt för läkemedel som förskrivits fritt inom smittskyddssubventionen.

• daglig beloppskvittens (hämta dagavstämning respektive hämta dagavstämning smittskydd)
• förmånsunderlag och subventionsunderlag till apoteksaktör
• förmånsunderlag och subventionsunderlag till landstingen
• utbetalning av läkemedelsförmån och smittskyddssubvention till apoteksaktör

Nedan finns en översiktlig beskrivning, ur ett apoteksaktörsperspektiv, av processen för distribution av läkemedelsförmån. Processen för distribution av smittskyddssubvention ser ut på likartat sätt, med den skillnaden att de månatliga stegen i processbilden nedan sker två gånger per kalendermånad istället för en gång.

2.1.1 Statistik och rapportering

Apoteksaktören rapporterar in sin dagliga försäljning av förskrivna varor inom läkemedelsförmånen respektive läkemedel förskrivna enligt smittskyddslagen enligt anvisning i bilaga Rapportering av försäljning.

Rapportering av försäljning ska göras före 24.00 för att komma med i den dagliga beloppskvittensen efterföljande dag. De inrapporterade försäljnings­transaktionerna lagras i en separat databas hos E-hälsomyndigheten.

För att komma med i underlagen skall en försäljningstransaktion ha inkommit till E-hälsomyndigheten före 24.00 sista dagen i perioden. För läkemedelsförmånen gäller även att transaktionen måste ha en periodstämpel som överensstämmer med aktuell faktureringsperiod.

2.1.2 Tillhandahålla dagavstämning

E-hälsomyndigheten tillhandahåller tjänster som kan anropas av respektive apoteksaktör för att få dagliga beloppskvittenser på de ackumulerade förmåns- och subventionsbelopp som E-hälsomyndigheten anser att apoteksaktören har rapporterat in t.o.m. föregående dygn. Det är dessa dagliga belopp som utgör underlag för underlagen.

2.1.3 Kontrollera dagavstämning

En apoteksaktör hämtar information om dagavstämningen via tjänsten HamtaDagAvstamningService som E-hälsomyndigheten tillhandahåller. Den tekniska specifikationen finns beskriven i Funktionsspecifikation - FOTA.

Tjänsten levererar en summering av förmånsbelopp och antal receptorderrader per dag samt med en ackumulerad total för aktuell faktureringsperiod (månad) och upplyser även om faktureringsperioden är stängd eller ej.

2.1.4 Rejectrapport

Utöver den information som tillhandahålls via tjänsten HamtaDagAvstamningService kan apoteks­aktören välja att abonnera på en rapport som kallas Rejectrapport. Denna rapport visar en summering av vilka poster som avvisats vid valideringen, samt visar ut detaljerad information om max 10 000 transaktioner under den senaste tremånadersperioden. Dessa poster bör aktören kontrollera, korrigera och skicka om.

2.1.5 Förmånsunderlag

E-hälsomyndigheten skapar månatligen ett förmånsunderlag och två subventionsunderlag till respektive apoteksaktör. Underlagen till apoteksaktören är s k självfakturor där E-hälsomyndigheten ställer ut underlag åt sig själv i apoteksaktörens namn.

2.1.6 Periodhantering

E-hälsomyndigheten sammanställer förmånsunderlag per hel kalendermånad, från första t o m sista dagen i månaden, för poster som är periodmärkta med aktuell fakturaperiod. E-hälsomyndigheten stänger perioden för förmånsunderlag till apoteksaktörer och till landsting den tredje bankdagen i efterföljande kalendermånad.

Apoteksaktörerna ansvarar för att hålla sig informerade om E-hälsomyndigheten har rapporterat eventuella driftsstörningar i samband med periodstängning. Information kan hämtas från E-hälsomyndighetens webbplats http://www.ehalsomyndigheten.se/

2.1.7 Betalningsmottagning och betalningsöverföring

Regionerna betalar förmånsunderlag och subventionsunderlag till E-hälsomyndigheten. E-hälsomyndigheten betalar sedan ut beloppen enligt underlagen till apoteksaktören så snart landstingen betalt sina förmånsunderlag, normalt senast trettio dagar efter fakturadatumet.

3 Rutiner hos apoteksaktören

Huvuddragen i rutiner och ansvar beskrivs nedan.

3.1 Lämna partsinformation

Apoteksaktören måste rapportera in information till E-hälsomyndigheten innan apoteksaktören startar sin apoteksverksamhet för följande områden:

• förmånsunderlagen och subventionsunderlagen
• fakturering av E-hälsomyndighetens tjänster (aktörsavgiften)

Följande information måste skriftligen rapporteras in via blanketterna Anmälan till E-hälsomyndigheten avseende ny apoteksaktör samt Anmälan om konto för utbetalningar:

• företagsnamn
• postadress
• kontoinformation; plusgiro eller bankgiro till vilket förmånsersättningarna ska betalas
• apoteksaktörens organisationsnummer
• apoteksaktörens kontaktperson/mottagare av förmånsunderlag (namn, telefonnummer, personlig e-postadress)
• apoteksaktörens kontaktperson/mottagare av vanliga fakturor (namn, telefonnummer, personlig e-postadress)
• separat, ej personlig, e-postadress för mottagning av förmånsunderlag och subventionsunderlag, en så kallad funktionsbrevlåda

Dessutom måste uppgifter skickas in för uppdatering av information i EXPO - se bilaga EXPO.

3.2 Kontrollera dagavstämning

Apoteksaktören ansvarar för att dagligen anropa tjänsten Hämta Dagavstämning och Hämta Dagavstämning Smittskydd för att bekräfta att E-hälsomyndigheten och apoteksaktören är överens om underlaget till förmånsunderlaget.

4 Fakturera aktörsavgift

OBS! Denna del ingår ej formellt i Distribution av läkemedelsförmån. Beskrivning av denna rutin finns med eftersom dessa fakturor baseras på samma inrapporterade försäljningsinformation och hanteras på ett likartat sätt.

4.1 Förtydligande för beräkning av antal receptorderrader

Avgiften tas endast ut för öppenvårdsförskrivningar. Antal receptorderrader (varurader) beräknas enligt följande:

• Förskrivningar inom förmån som påverkar antal receptorderrader:
• Förmånstyp R (rabatterat), F (kostnadsfritt), L (livsmedel barn) i kombination med alla varutyper
• För försäljningssätt Vanlig förskrivning det vill säga R (recept), H (hjälpmedelskort), L (livsmedelsanvisning) samt dos hel förpackning (2, 3, 4) räknas antal varurader
• För försäljningssätt dos (0, 1) räknas antal förpackningar (istället för varurader)
• 0 = dispenserbar regelbunden dos
• 1 = dispenserbar oregelbunden dos
• Inkluderar även kreditering och förmånstyp Z (återbetalning förmån)
• Förskrivningar utom förmån som påverkar antal receptorderrader:
• Förmånstyp U (utom förmån) i kombination med Varutyp RX, EX (läkemedel)
• För försäljningssätt R, H, L räknas antal varurader
• För försäljningssätt dos (0, 1) räknas antal förpackningar (istället för varurader)

4.2 Debitering av djurrecept

Sedan 2011 faktureras också en avgift per recept­order­rad för djurrecept. Avgiften redovisas som en separat post på fakturan från E-hälsomyndigheten, månadsvis i efterskott.

Se även bilaga Exempel på faktura från eHälsomyndigheten.

5 Informations- och IT-säkerhet

Vid användning av tjänsterna HamtaDagAvstamningService och HamtaDagAvstamningSmittskyddService gäller samma krav på Informations- och IT-säkerhet som för receptexpedition. Tjänsterna innehåller inte personuppgifter.

6 Informationsresurser

Se Receptexpeditionsprocessen för en beskrivning av olika informationsresurser som används vid receptexpedition. För tjänsterna Distribution av läkemedelsförmån och Distribution av Smittskyddssubvention används inga ytterligare externa informationsresurser. FOTA tillhandahåller även tjänster för inrapportering av försäljning från receptordrar och tjänsten för daglig avstämning av beloppskvittenser (HamtaDagAvstamningService och HamtaDagAvstamningSmittskyddService).

Versionshistorik